Ehrenamt und Finanzen

Finanzielle Fragen im Ehrenamt verständlich erklärt

Ehrenamtliches Engagement ist freiwillig und unentgeltlich – dennoch werfen finanzielle Aspekte im Ehrenamt häufig Fragen auf:

Welche Kosten können erstattet werden?
Welche Pauschalen gibt es?
Muss etwas versteuert werden?
Und wo liegt die Grenze zum Arbeitsverhältnis?
u.v.m

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu Auslagen und Kostenerstattung, Pauschalen, Spenden, Fördermöglichkeiten sowie zur Abgrenzung von Ehrenamt und Erwerbstätigkeit. Nutzen Sie die folgenden Abschnitte, um gezielt zu Ihrem Thema zu springen.

Ausführliche Hintergründe, rechtliche Details sowie Muster und Formulare stehen im Downloadbereich bereit.

1. Grundlagen und Einordnung

Ehrenamtliche Tätigkeiten werden freiwillig und unentgeltlich ausgeübt und dienen kirchlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecken. Dennoch sind mit ehrenamtlichem Engagement häufig organisatorische und finanzielle Fragen verbunden. Die folgenden Informationen helfen bei der Einordnung der grundlegenden Rahmenbedingungen.

Nebenberuflich tätig im Ehrenamt – was bedeutet das?

Viele steuerliche Regelungen im Ehrenamt setzen voraus, dass eine Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird. Nebenberuflich bedeutet, dass der zeitliche Umfang höchstens ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitstelle beträgt. In der Regel sind das etwa 14 Stunden pro Woche im Jahresdurchschnitt.

Werden mehrere gleichartige Tätigkeiten ausgeübt, sind diese zeitlich zusammenzurechnen.

Abgrenzung Ehrenamt oder Arbeitsverhältnis

Ob eine Tätigkeit als Ehrenamt gilt, hängt nicht von ihrer Bezeichnung ab, sondern von ihrem tatsächlichen Charakter. Für die Einordnung sind unter anderem folgende Fragen wichtig:

Wird die Tätigkeit freiwillig ausgeübt und kann jederzeit beendet werden?
Bleiben Umfang und Vergütung im zulässigen Rahmen?
Dient die Tätigkeit nicht der Sicherung des Lebensunterhalts?

Wenn Tätigkeiten zunehmend regelmäßig oder wirtschaftlich relevant werden, sollte eine sorgfältige Prüfung erfolgen.

2. Auslagenersatz und Kostenerstattung

Ehrenamtliches Engagement kann mit Ausgaben verbunden sein. Tatsächlich entstandene Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei erstattet werden.

Was ist Auslagenersatz?

Auslagenersatz bezeichnet die Erstattung tatsächlich entstandener Kosten, etwa für Materialien, Kopien oder Telefonkosten. Der Auslagenersatz ist steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern die Kosten nachgewiesen werden können und nicht überhöht sind.

Fahrtkosten im Ehrenamt

Im Bistum Essen werden Fahrtkosten von Ehrenamtlichen grundsätzlich nicht erstattet. Ob hiervon abgewichen wird, sollte im jeweiligen Zusammenhang geprüft werden.

Unterschied zwischen Auslagenersatz und Aufwandsentschädigung

Gehen Zahlungen über den reinen Kostenersatz hinaus, handelt es sich um eine Aufwandsentschädigung. Diese ist steuerpflichtig, sofern sie nicht unter eine gesetzliche Pauschale fällt. Vor Beginn der Tätigkeit sollte immer eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden.

3. Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale

Für bestimmte ehrenamtliche Tätigkeiten sieht der Gesetzgeber steuerfreie Pauschalen vor. Seit dem 1. Januar 2026 gelten folgende Höchtsätze:

Übungsleiterpauschale (§3 Nr.26 EStG): bis zu 3.300 € pro Jahr
Ehrenamtspauschale (§3 Nr.26a EStG): bis zu960 € pro Jahr

Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale gilt für nebenberufliche pädagogische, betreuende, künstlerische oder pflegerische Tätigkeiten, etwa Chorleitung, Jugendarbeit oder Bildungsarbeit. Seit 2026 können bis zu 3300 Euro pro Jahr steuerfrei gezahlt werden.

Voraussetzungen:

Die Tätigkeit ist nebenberuflich.
Sie dient unmittelbar kirchlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecken.
Sie ist nicht Teil der Hauptberufstätigkeit.
Gleichartige Tätigkeiten bei mehreren Trägern werden zusammengerechnet.

Ehrenamtspauschale

Die Ehrenamtspauschale betrifft sonstige nebenberufliche Tätigkeiten wie Vorstandsarbeit, Verwaltungsaufgaben oder organisatorische Unterstützung. Seit 2026 beträgt sie bis zu 960 Euro pro Jahr steuerfrei.

Kombination beider Pauschalen

Beide Pauschalen können nebeneinander genutzt werden, sofern sie unterschiedliche Tätigkeiten betreffen. Für dieselbe Tätigkeit ist eine Kombination nicht zulässig.

Pauschalen und Steuererklärung

Auch steuerfreie Pauschalen müssen in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Steuerpflichtig sind nur Beträge, die die jeweilige Höchstgrenze überschreiten.

4. Geschenke und Spenden

Auch im Ehrenamt stellen sich Fragen zu kleineren Zuwendungen, Geschenken und Spenden. Die folgenden Informationen geben einen ersten Überblick darüber, was steuerlich zulässig ist und worauf zu achten ist.

Geschenke im Ehrenamt

Geschenke an Ehrenamtliche sind steuerfrei, wenn sie innerhalb der Pauschalen liegen oder aus einem persönlichen Anlass gewährt werden. In diesem Fall gilt eine Freigrenze von 60 Euro.

Auslagenerstattungsspende

Ehrenamtliche verzichten freiwillig auf die Erstattung entstandener Kosten. Stattdessen wird eine Spendenquittung über den belegten Betrag ausgestellt.

Aufwandsspende

Eine vereinbarte Aufwandsentschädigung wird freiwillig zurückgespendet. Voraussetzung sind ein rechtlicher Anspruch, die Zahlungsfähigkeit des Trägers sowie ein schriftlicher Verzicht.

6. Abgrenzung Ehrenamt, Minijob, Honorar

Ob eine Tätigkeit als Ehrenamt, Minijob oder Honorartätigkeit gilt, entscheidet sich nicht am Namen, sondern an Umfang, Vergütung und tatsächlicher Ausgestaltung.

Ehrenamt

Ein Ehrenamt ist durch Freiwilligkeit und Unentgeltlichkeit gekennzeichnet. Die Tätigkeit dient kirchlichen, gemeinnützigen oder mildtätigen Zwecken und ist nicht auf Erwerb ausgerichtet. Eine Vergütung erfolgt entweder gar nicht oder nur im Rahmen zulässiger Aufwandsentschädigungen oder Pauschalen.

Ehrenamtliche Tätigkeiten können jederzeit beendet werden und begründen kein arbeitsrechtliches Beschäftigungsverhältnis.

Minijob

Ein Minijob ist ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis. Er basiert auf einem Arbeitsvertrag mit festgelegten Aufgaben, Arbeitszeiten und einer regelmäßigen Vergütung bis zur jeweils geltenden Minijob-Grenze.

Für einen Minijob gelten arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, etwa Meldepflichten und Regelungen zu Urlaub oder Krankheit. Die Tätigkeit ist nicht freiwillig im Sinne eines Ehrenamts.

Honorartätigkeit

Eine Honorartätigkeit ist eine selbstständige Tätigkeit. Sie wird auf Grundlage einer Vereinbarung gegen Honorar erbracht und in eigener Verantwortung organisiert.

Honorarkräfte sind in der Regel nicht weisungsgebunden und tragen selbst die Verantwortung für Steuer- und Sozialabgaben. Bei kirchlichen oder gemeinnützigen Trägern ist besonders darauf zu achten, dass keine Scheinselbstständigkeit entsteht.

Kombinationen und Abgrenzungsfragen

Ein Ehrenamt kann grundsätzlich neben einem Minijob oder einer Honorartätigkeit ausgeübt werden. Entscheidend ist, dass die einzelnen Tätigkeiten klar voneinander getrennt sind.

Umfang, Regelmäßigkeit und Vergütung dürfen nicht den Eindruck erwecken, dass ein Ehrenamt faktisch ein Arbeits- oder Honorarverhältnis ersetzt. Besonders bei mehreren Tätigkeiten beim selben Träger ist eine sorgfältige Abgrenzung wichtig. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine frühzeitige Klärung.

7. Fördermöglichkeiten

Zur Unterstützung ehrenamtlichen Engagements stehen im Bistum Essen verschiedene Fördermöglichkeiten zur Verfügung, etwa für Projekte, Qualifizierung oder Sachkosten.

Informationen zu aktuellen Richtlinien finden Sie hier auf der Ehrenamtsseite.Zudem hilft Ihnen unser Förderfinder bei der Suche nach dem richtigen Fördertopf für Ihr Projekt.

8. Formulare und Downloads

Wenn Sie tiefer einsteigen oder etwas nachschlagen möchten, finden Sie im Bereich „Materialien und Downloads“ die ausführliche Broschüre sowie passende Formulare.

So stehen Ihnen dort unter anderem Vorlagen zur Aufwandsentschädigung und zu Pauschalen sowie die Antragsformulare für die Fördergelder für die Qualififizierung ehrenamtlich Engagierter zur Verfügung.