Datenschutz im Ehrenamt

Orientierung und Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten

Cover der Arbeitshilfe "Datenschutz für das Ehrenamt im Bistum Essen"

Ehrenamtliches Engagement lebt von Vertrauen. Dazu gehört auch ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten – etwa von Ehrenamtlichen, Teilnehmenden, Kindern, Jugendlichen oder Angehörigen. Datenschutz dient dabei nicht in erster Linie dem Schutz von „Daten“, sondern der informationellen Selbstbestimmung der Menschen, mit denen wir im Ehrenamt zu tun haben.

Auf dieser Seite finden Sie einen praxisnahen Überblick über zentrale Fragen des Datenschutzes im Ehrenamt im Bistum Essen. Eine ausführliche Arbeitshilfe sowie Musterformulare finden Sie im Downloadbereich.

Nutzen Sie die folgenden Abschnitte, um gezielt zu Ihrem Thema zu springen.

Grundlagen und Zuständigkeiten
Personenbezogene Daten und Datenverarbeitung
Zulässigkeit, Zweckbindung und Speicherung
Pflichten im Ehrenamt und sensibler Umgang mit Daten
Formulare und Downloads

Warum Datenschutz im Ehrenamt wichtig ist

Digitale Kommunikation, mobile Geräte und soziale Medien machen es einfach, Daten zu erfassen und weiterzugeben. Gleichzeitig können bereits wenige Informationen ausreichen, um Personen eindeutig zu identifizieren oder Rückschlüsse auf ihr Privatleben zu ziehen.

Datenschutz schützt Ehrenamtliche und Teilnehmende vor:

ungewollter Weitergabe persönlicher Informationen
Missbrauch oder Fehlverwendung von Daten
Verlust der Kontrolle über eigene Angaben und Bilder

Ziel ist, dass betroffene Personen wissen, was mit ihren Daten geschieht, und darüber mitentscheiden können.

1. Grundbegriffe und Zuständigkeiten

Wer mit Datenschutz zu tun hat, begegnet regelmäßig bestimmten Grundbegriffen und Rollen. Die folgenden Erläuterungen helfen, diese richtig einzuordnen.

Für wen gilt das kirchliche Datenschutzgesetz (KDG)?

Das kirchliche Datenschutzgesetz gilt für alle kirchlichen Rechtsträger, also beispielsweise für Kirchengemeinden, kirchliche Einrichtungen, Stiftungen und Verbände. Damit müssen auch alle Ehrenamtlichen, die bei einem dieser Träger tätig sind, die Regelungen des KDG beachten.

Gilt das kirchliche Datenschutzgesetz auch für Ehrenamtliche?

Ja. Das kirchliche Datenschutzgesetz (KDG) gilt für alle kirchlichen Rechtsträger. Ehrenamtliche, die dort tätig sind, müssen die Regelungen des KDG beachten.

Wer ist der Verantwortliche?

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzes ist in der Regel der gesetzliche Vertreter des kirchlichen Rechtsträgers, zum Beispiel der Pfarrer oder ein Vorstand. Die genaue Zuständigkeit ergibt sich aus der jeweiligen Satzung oder Ordnung.

Wer ist eine betroffene Person?

Betroffene Personen sind alle natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das können zum Beispiel Ehrenamtliche, Teilnehmende, Kinder, Jugendliche oder Eltern sein.

Bin ich als Ehrenamtliche*r persönlich verantwortlich?

Ehrenamtliche handeln im Auftrag des kirchlichen Trägers, sind aber verpflichtet, personenbezogene Daten sorgfältig und entsprechend den Vorgaben zu behandeln.

2. Personenbezogene Daten und Datenverarbeitung

Im Ehrenamt werden an vielen Stellen personenbezogene Daten verarbeitet – oft ohne dass es bewusst wahrgenommen wird. Die folgenden Hinweise erläutern, welche Grundsätze dabei gelten und worauf besonders zu achten ist.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person identifiziert werden kann, zum Beispiel Name, Kontaktdaten oder Fotos.

Gehören Fotos und Videos zu den personenbezogenen Daten?

Ja. Fotos und Videos gelten als personenbezogene Daten, wenn Personen erkennbar abgebildet sind.

Wann beginnt eine Datenverarbeitung?

Bereits das Erheben, Speichern, Weitergeben oder Löschen von Daten gilt als Verarbeitung im Sinne des Datenschutzes.

3. Zulässigkeit, Zweckbindung und Speicherung

Nicht alles, was praktisch erscheint, ist datenrechtlich erlaubt. Das kirchliche Datenschutzgesetz legt klare Grundsätze fest, die bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten beachtet werden müssen.

So müssen personenbezogene Daten rechtmäßig und transparent verarbeitet werden. Das heißt:

Sie dürfen nur für festgelegte Zwecke erhoben,
auf das notwendige Maß beschränkt
und nicht länger als erforderlich gespeichert werden.

Außerdem müssen sie

sachlich richtig sein und
vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Darf ich personenbezogene Daten ohne Weiteres nutzen?

Nein. Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt und ein klarer Zweck besteht.

Beispiel:
Die E-Mail-Adresse einer ehrenamtlich tätigen Person darf genutzt werden, um Einsatzzeiten oder Informationen zur Tätigkeit zu versenden. Sie darf jedoch nicht ohne weiteres für andere Zwecke verwendet werden.

Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden?

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach müssen sie gelöscht oder vernichtet werden.

Beispiel:
Teilnehmerlisten einer Veranstaltung dürfen nach Abschluss der Maßnahme nicht dauerhaft aufbewahrt werden, sondern sind zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Wann brauche ich eine Einwilligung zur Datenverarbeitung?

Liegt keine gesetzliche oder kirchliche Grundlage für die Datenverarbeitung vor, ist eine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich. Diese muss freiwillig und zweckgebunden erfolgen.

Beispiel:
Fotos von einer Veranstaltung dürfen nur veröffentlicht werden, wenn die abgebildeten Personen zuvor darüber informiert wurden und ihre Einwilligung erteilt haben.

4. Pflichten im Ehrenamt und sensibler Umgang mit Daten

Datenschutz im Ehrenamt zeigt sich vor allem im alltäglichen Umgang mit Listen, Dateien und Bildern.

Welche Pflichten habe ich als Ehrenamtliche*r?

Ehrenamtliche müssen das Datengeheimnis wahren und personenbezogene Daten sorgfältig behandeln.

Wie gehe ich mit Listen und Formularen um?

Listen dürfen nicht offen zugänglich sein und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Was gilt beim Umgang mit Fotos und Videos?

Für die Veröffentlichung von Fotos und Videos ist in der Regel eine Einwilligung der abgebildeten Personen erforderlich.